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La rédaction et la communication
Protocole téléphonique



Message téléphonique d'absence du bureau

 

Lorsqu'on s'absente de son bureau pour quelque temps, que ce soit pour une réunion d'une demi-journée, pour un colloque de quelques jours, pour des vacances bien méritées ou pour une durée indéterminée, des personnes peuvent essayer de nous joindre. Pour qu'elles sachent à quoi s'en tenir, c'est une bonne idée de modifier le message d'accueil de notre répondeur ou de notre boîte vocale.

 

On enregistrera le message d'absence dans un endroit silencieux, comme on doit le faire pour tout message d’accueil. On utilisera un ton professionnel, chaleureux et accueillant. On veillera à ce que le message soit concis, mais complet.

 

Un message d'absence du bureau efficace confirme d'abord à l'appelant qu'il est au bon endroit. Pour ce faire, on peut utiliser l'adverbe ici suivi de notre nom (par exemple, Ici Joël Lemay) ou une formule plus complète (par exemple, Vous avez bien joint la boîte vocale de Joël Lemay).

 

On doit ensuite informer l'appelant de la durée de notre absence. On peut spécifier uniquement l'heure ou la date de notre retour ou préciser le moment du départ et le moment du retour. On évitera de ne donner que la durée de notre absence (par exemple, deux semaines); la personne qui nous appelle ne pourrait alors savoir quand nous serons de retour, puisqu'elle ignorera quand nous sommes partis. Si notre absence est longue et d'une durée indéterminée, on le spécifiera. L'important, c'est que la personne qui nous appelle sache bien à quoi s'attendre.

 

On doit également prévoir une solution de rechange au cas où une situation ne pourrait attendre notre retour. Pour ce faire, on proposera à l'appelant de joindre la réception ou on donnera le nom et le numéro de téléphone (y compris le numéro de poste) d'une personne qui s'occupe de nos dossiers pendant notre absence.

 

Enfin, on invitera la personne qui nous appelle à nous laisser un message et on terminera en disant merci, à bientôt ou au revoir.

 

Exemples :

 

- Ici Dominique Bélanger. Il m’est impossible de répondre à votre appel pour le moment, mais laissez-moi un message après le bip, et je vous rappellerai dès que possible. Merci et bonne journée.

 

- Ici Patricia Saint-Germain. Aujourd’hui, le mardi 17 mai, je serai en réunion tout l’avant-midi et à mon bureau le reste de la journée. Laissez-moi votre nom, votre numéro de téléphone ainsi qu’un message, et je vous rappellerai sans faute. Pour joindre le secrétariat ou en cas d’urgence, faites le 0. (Et non pas : Si vous avez besoin d’assistance, faites le 0, car il ne s’agit pas à proprement parler d’assistance.) Merci.

 

- Ici Jean-Claude Paradis. Je serai absent jusqu’au lundi 25 avril inclusivement. Je vous invite à me laisser un message, car je prends mes messages à distance. Vous pouvez aussi vous adresser au secrétariat, au 514 234-5678. Merci.

 

- Ici Claire Carrier. Je suis en vacances du 11 au  29 juillet. Pendant mon absence, pour toute question relative à mes dossiers, vous pouvez communiquer avec Mme Jeanne Soulard, au 418 123-4567. Vous pouvez également me laisser un message, et je vous rappellerai à mon retour. Si vous désirez joindre le secrétariat, faites le 0. Merci.

 

- Ici Marie Blanchard. Si vous entendez ce message, c’est que je suis soit déjà au téléphone, soit absente de mon bureau. Laissez-moi votre nom et votre numéro de téléphone, et je vous rappellerai sans faute. Pour joindre le secrétariat ou en cas d’urgence, faites le 0. Merci.

 

- Vous avez bien joint la boîte vocale de Gilles Charland. Je suis actuellement en réunion. Vous pourrez toutefois me joindre entre 13 h 30 et 15 h. Vous pouvez aussi me laisser un message après le signal sonore. Je vous rappellerai sans faute. À bientôt.

 

- Vous avez joint la boîte vocale de Jacques Richard. Aujourd'hui, le jeudi 12 septembre, je serai en réunion la majeure partie de la journée. Je serai toutefois à mon bureau entre 13 h 30 et 14 h ainsi qu'entre 16 h et 16 h 30. Je vous invite à me laisser un message après le bip ou à joindre le secrétariat en faisant le 0. À bientôt.

 

- Bonjour, ici Mélodie Villeneuve. Je vous prie de noter que je serai absente le vendredi 11 mai. Si vous me laissez un message, je le prendrai à mon retour, le lundi 14 mai, et j'y donnerai suite au besoin. Si vous souhaitez joindre le secrétariat, faites le 0. Merci.

 

- Vous avez joint la boîte vocale de Sandra Fortin. Je serai de retour le 3 juin prochain. Laissez-moi un message après le bip. S'il s'agit d'une urgence, vous pouvez joindre ma collègue Juliette Racine au 418 844-7373, poste 122. À bientôt.

 

- Bonjour, ici Christian Émond. Je suis en vacances du 9 au 25 juillet. Pendant mon absence, pour toute question relative à mes dossiers, je vous invite à communiquer avec M. Robert Desbiens, au 514 433-3344, poste 443. Vous pouvez aussi me laisser un message et je vous rappellerai à mon retour, le 25 juillet. Merci.

 

- Bonjour. Vous avez bien joint la boîte vocale d'Aurélie Lapalme. Je suis actuellement en congé de maternité. Pour toute question relative à mes dossiers, je vous invite à joindre le secrétariat en faisant le 0. Au revoir.

 

 

Pour en savoir davantage sur les boîtes vocales, les répondeurs et les messages d'accueil, vous pouvez consulter les articles Système de réponse vocale interactif, répondeur et boîte vocale et Message d'accueil. Pour connaître les mots et les formulations à utiliser en téléphonie, vous pouvez consulter les articles Mots et expressions à connaître en téléphonie et Formules usuelles à utiliser au téléphone. Pour savoir comment rédiger un message d'absence pour votre logiciel de messagerie, consultez l'article Réponse automatique d'absence du bureau.

 



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Date de la dernière mise à jour de la BDL : janvier 2018

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