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La rédaction et la communication
Protocole téléphonique



Message laissé à un interlocuteur

 

Lorsqu’on téléphone à une personne et qu’on est accueilli par une boîte vocale ou un répondeur, la politesse demande qu’on laisse un court message. On donne son nom, sa fonction, le nom de l’entreprise ou de l’organisme pour lequel on travaille, son numéro de téléphone et l’objet de son appel. Le tout ne devrait pas durer plus de trente secondes. Les exemples suivants illustrent différents messages laissés à un interlocuteur en contexte de travail.

 

Exemple :

 

- Ici Serge Raymond, directeur des ressources humaines chez Corbeil & Associés. J’ai bien reçu les documents que vous m’avez fait parvenir. N’hésitez pas à m’appeler au besoin. Mon numéro de téléphone est le 514 567-8901, poste 234. Au revoir.

 

Si cela est pertinent, on peut aussi mentionner le jour et l’heure de son appel ainsi que le meilleur moment pour être joint.

 

Exemple :

 

- Bonjour, ici Jean Côté, responsable des ressources matérielles au Laboratoire Technor. Nous sommes le 19 septembre. Il est 11 h 45. J’aimerais ajouter des articles à la commande faite hier avant qu’il ne soit trop tard pour la modifier. Pourriez-vous me rappeler aujourd’hui, avant 15 h? Mon numéro de téléphone est le 418 901-2345. Merci.

 

Dans certaines situations, il est difficile d’être bref. L’objet d’un appel, par exemple, peut être long à expliquer. Il vaut mieux alors simplement spécifier qu’on ne peut donner plus de précisions sur le répondeur ou dans la boîte vocale. De même, s’il n’est pas possible de faire savoir quand on est joignable sans exposer tout son emploi du temps, il est préférable d’indiquer qu’on rappellera ultérieurement.

 

Exemples :

 

- Ici Serge Raymond, directeur des ressources humaines chez Corbeil & Associés. Je souhaiterais vous parler d’une candidature intéressante. Comme il m’est difficile de donner plus de détails dans votre boîte vocale, pouvez-vous me rappeler au 514 567-8901, poste 234? Merci.

 

- Ici Jean Côté, responsable des ressources matérielles au Laboratoire Technor. Nous sommes lundi en fin d’après-midi. Je voulais vous proposer une date pour la visite de nos installations. Mon numéro de téléphone est le 418 901-2345. Je serai cependant difficilement joignable demain. Si nous n’arrivons pas à entrer en communication d’ici à mercredi, je vous rappellerai. Bonne journée.

 

Si, à la fin du message, on croit avoir parlé trop vite et qu’on doute que l’interlocuteur puisse bien saisir le nom et le numéro de téléphone donnés, on devrait prendre la peine de les répéter plus lentement.

 

Exemple :

 

- Bonjour, ici Sylvie Gagnon, secrétaire chez Lemieux et Lachance. Le directeur a étudié le curriculum vitæ que vous nous avez envoyé et il souhaiterait vous rencontrer. J’aimerais que vous me rappeliez pour me dire si vous êtes d’accord et, si c’est le cas, que nous prenions rendez-vous pour une entrevue. Vous pouvez me joindre au 365 678-9012. Sylvie Gagnon, 365 678-9012. Merci.

 

Finalement, même si on communique souvent par téléphone avec la personne à qui on laisse un message, par courtoisie, on devrait quand même lui donner son numéro : cela l’empêchera peut-être de le chercher. On devrait également éviter d’utiliser un langage familier ou de fournir des renseignements qui risquent d’embarrasser l’interlocuteur : un message enregistré peut être écouté par quelqu’un d’autre que son destinataire, lorsque des personnes partagent un même bureau, par exemple.

 

Exemples :

 

- Bonjour Jean-Louis, c’est Monique. Je suis chez moi. Pourrais-tu me rappeler au 450 123-4567? J’ai quelques questions à te poser à propos du contrat que nous devons préparer. Il est présentement 10 h 15. Tu peux me joindre sans problème jusqu’à 17 h. À bientôt.

 

- Bonjour Louise, ici Lucie. Il est 16 h 30 et je n’ai toujours pas reçu l’épreuve que tu m’avais demandé de corriger. Puisque nous avions convenu que tu me l’enverrais en matinée, j’aimerais savoir si un problème est survenu. S’il te plaît, rappelle-moi le plus tôt possible au numéro habituel, 450 231-6754. Bonne soirée.

 

 

Pour en apprendre davantage, vous pouvez consulter les articles Système de réponse vocale interactif, répondeur et boîte vocale et Message d’accueil.

 



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Date de la dernière mise à jour de la BDL : janvier 2018

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