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La rédaction et la communication
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Avis de convocation

 

L’avis de convocation a pour objet d’aviser des personnes de la tenue d’une réunion ou d’une assemblée. Il peut prendre la forme d’une lettre ou d’une note. S’il s’agit d’une lettre, on portera une attention particulière à l’appel, à la salutation et au titre de fonction du ou de la signataire.

 

Contrairement à la lettre personnelle, l’avis de convocation est rédigé à l’intention de plusieurs personnes, hommes et femmes, et la formulation de l’appel doit en tenir compte. On recommande de personnaliser l’avis en employant un appel qui convient à chaque destinataire, soit Madame, soit Monsieur. On peut aussi choisir un appel qui s’adresse à la fois à une femme et à un homme, par exemple :

 

Madame,

Monsieur,

 

Cher collègue,

Chère collègue,

 

Cher collaborateur,

Chère collaboratrice,

 

On peut également s’adresser à l’ensemble des personnes en utilisant des noms au pluriel ou un nom collectif, par exemple :

 

Mesdames, Messieurs,

Chers confrères et chères consœurs,

À tous les employés et employées,

Aux professionnels et professionnelles,

Aux membres de…

Au personnel de…

 

 

Par ailleurs, la salutation, qui précède immédiatement la signature, reprend la formule utilisée dans l’appel; on aura par exemple :

 

Veuillez recevoir, Madame, mes plus cordiales salutations.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

Recevez, chers collaborateurs et chères collaboratrices, nos salutations distinguées.

 

 

Enfin, la personne qui envoie l’avis de convocation en est également la signataire. Elle veillera à indiquer son titre de fonction en employant l’appellation qui convient, par exemple :

 

 

La directrice du personnel,

 

Marie Lemieux

Marie Lemieux

La vice-présidente,

 

Rachel Lamontagne

Rachel Lamontagne

 

 

Exemples d’avis de convocation

 

 

 

 

 

Sherbrooke, le 14 janvier 2016

 

 

 

Madame,

 

J’ai le plaisir de vous convoquer à la prochaine séance ordinaire du conseil d’administration de la Jeune Chambre de commerce de l’Estrie.

 

Cette séance aura lieu le vendredi 7 février 2016 à 19 h 30 à l’hôtel Royal, 575, rue Wellington, à Sherbrooke.

 

Je vous propose l’ordre du jour suivant et vous invite à le compléter si vous le jugez à propos :

 

1. Ouverture de la séance;

2. Adoption de l’ordre du jour;

3. Approbation du procès-verbal de la 14e séance;

4. Lecture de la correspondance;

5. Rapport des comités;

6. Projets à l’étude;

7. Questions diverses;

8. Date et lieu de la prochaine séance;

9. Clôture de la séance.

 

Veuillez agréer, Madame, mes salutations distinguées.

 

 

La secrétaire,

 

Stéphanie Dallaire

 

Stéphanie Dallaire

 

 

p. j. Procès-verbal de la 14e séance

 

 

 

 

 

 

 

Québec, le 27 octobre 2016

 

 

Avis de convocation

 

 

Madame,

Monsieur,

 

Par la présente, nous vous convoquons à la réunion mensuelle du conseil d’administration de la Société qui se tiendra le jeudi 27 octobre 2016 à 19 h dans nos locaux.

 

Vous trouverez ci-joint le projet d’ordre du jour ainsi que le procès-verbal de la dernière réunion.

 

Étant donné la portée des décisions qui seront prises lors de cette réunion, votre présence est vivement souhaitée.

 

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.

 

 

La vice-présidente,

Rachel Lamontagne

Rachel Lamontagne

 

p. j. Projet d’ordre du jour et procès-verbal

 

 

 

 

NOTE DE SERVICE

 

 

 

DESTINATAIRE : Le personnel de la Direction

des ressources humaines

 

EXPÉDITRICE :    Marie Lemieux, directrice du personnel

 

DATE :                 Le 15 avril 2016

 

OBJET :               Réunion de service

 

 

Veuillez prendre note que nous tiendrons notre réunion de service mensuelle le mardi 19 avril 2016 à 9 h 30 dans la salle de réunion.

 

En plus de faire le point sur les activités du mois dernier, nous discuterons de la possibilité d’embaucher des étudiants cet été. La réunion devrait se terminer vers 11 h.

 

Je vous remercie de votre collaboration.

 

Marie Lemieux

 

 

Pour en savoir davantage, vous pouvez consulter l’article Avis de convocation de la section Documents relatifs à la tenue de réunions.



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Date de la dernière mise à jour de la BDL : janvier 2018

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