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La rédaction et la communication
Rédaction administrative et commerciale > Documents relatifs à la tenue de réunions



Ordre du jour

 

L’ordre du jour est un document qui énumère la liste des questions, points ou sujets qui seront abordés lors d’une réunion ou d’une assemblée, avec l’accord des participants et des participantes.

 

Il faut éviter d’employer, sous l’influence de l’anglais, le mot agenda dans le sens d’« ordre du jour ». En français, agenda désigne un carnet prédaté où l’on inscrit des choses à faire, des rendez-vous, etc. Par extension, il désigne aussi parfois un emploi du temps ou un calendrier, mais non le programme d’une réunion. On évitera également d’employer l’anglicisme item au sens de « question, point, sujet ».

 

L’ordre du jour est habituellement annexé à l’avis de convocation ou, s’il est court, intégré dans le texte même de ce dernier. Dans les deux cas, il s’agit plus précisément d’un projet d’ordre du jour puisque l’ordre du jour ne devient officiel qu’après son adoption en début de séance par les participants à la réunion ou à l’assemblée.

 

En prenant connaissance à l’avance des points qui seront débattus, les participants à la réunion ont le temps nécessaire pour se préparer à la discussion. Si la majorité des points à l’ordre du jour sont déjà déterminés, il est toujours possible, dans le cadre d’une réunion ordinaire, d’y ajouter des sujets au point Questions diverses.

 

Dans le cas d’une séance extraordinaire, l’ordre du jour ne peut être modifié et ne contient que des points qui ont trait à l’objet de la réunion. Il n’y a pas dans ce cas de projet d’ordre du jour mais seulement un ordre du jour définitif.

 

Il faut noter que le point Questions diverses peut aussi avoir pour appellation Divers ou encore Affaires diverses, Sujets divers, Autres sujets, Autres questions. On évitera cependant d’employer l’anglicisme varia pour le nommer.

 

On peut joindre à l’ordre du jour et à l’avis de convocation, des textes, des documents ou des dossiers liés aux questions qui figurent à l’ordre du jour et qui doivent être portés à l’attention des participants, de même que le compte rendu ou le procès-verbal de la dernière réunion.

 

Un ordre du jour comprend généralement les points suivants :

 

1. Ouverture de la séance;

2. Nomination d’un président ou d’une présidente de séance ainsi que d’un ou d’une secrétaire, s’ils ne sont pas déjà nommés;

3. Lecture et adoption de l’ordre du jour (On adopte – d’où adoption – un ordre du jour et on approuve – d’où approbation – un procès-verbal et un compte rendu.) ;

4. Lecture, s’il y a lieu, et approbation du procès-verbal de la dernière séance ou de la dernière réunion;

5. Le cas échéant, lecture de la correspondance et de certains documents ou rapports;

6. Énumération des sujets à traiter (mention des divers points qu’on numérote alors à la suite des points précédents);

7. Questions diverses ou Divers (sujets variés qui, au moment de la lecture et de l’adoption de l’ordre du jour, peuvent être ajoutés à ceux déjà inscrits);

8. Choix de la date, de l’heure et du lieu de la prochaine réunion, s’il y a lieu;

9. Clôture de la séance.

 

Dans l’énumération des sujets à traiter (point 6), on veillera à ce que les divers points soient présentés de manière uniforme. De plus, pour éviter la confusion et les digressions, le libellé doit être suffisamment explicite pour engager correctement le débat. Ainsi, un point qui se lirait stationnement ne serait pas assez clair. S’agit-il de construire un parc de stationnement, de dénoncer les vols ou actes de vandalisme dans un parc de stationnement, d’interdire le stationnement en hiver? L’énoncé du sujet doit être plus précis. Ce pourrait être : réservation des places de stationnement, stationnement en hiver, vandalisme dans le parc de stationnement, etc. Un ordre du jour détaillé facilitera la tâche de la personne qui aura à rédiger le compte rendu de la réunion.

 

Lors de réunions de service ou de réunions de travail moins officielles, on peut se contenter d’un ordre du jour plus succinct, qui ne fait état que des points précis à traiter.

 

Notons qu’il est désormais courant et admis d’envoyer un projet d’ordre du jour ou un ordre du jour par courriel, dans un fichier joint au message (dans le but de respecter les normes de présentation).

 

Pour en savoir davantage, vous pouvez consulter les articles Exemple d'ordre du jour (1), Exemple d'ordre du jour (2), Avis de convocation, Varia, Agenda et Item.



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Date de la dernière mise à jour de la BDL : janvier 2018

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