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La rédaction et la communication
Rédaction administrative et commerciale > Correspondance > Lettre



Éléments de la lettre

 

Pour savoir comment nommer et écrire les différents éléments de la lettre, cliquez sur les mots qui sont soulignés dans la lettre ci-dessous. Ces mots et ces groupes de mots constituent des liens hypertextes menant à une courte description de l'élément correspondant.

 

 

 

Nutratout

615, avenue Dandurand, Longueuil (Québec)  J4L 2S5

Téléphone : 450 670-8822; télécopie : 450 670-8881

Courriel : info@nutratout.com; site Web : www.nutratout.com

 

 

RECOMMANDÉ

 

Longueuil, le 18 septembre 2015

 

 

 

 

Madame Marie-France Lafleur

Animalerie Niska

3456, boulevard Laurier

Québec (Québec)  G4V 5N8

 

 

Notre référence : Facture no 987-96

 

 

Objet : Signalement d’un compte en souffrance

 

 

Madame,

 

Nous sommes fiers de vous compter parmi nos bons clients. Nous présumons par conséquent que votre retard à acquitter la somme de 575,50 $, qui est due depuis maintenant deux mois (voir ci-joint copie de la facture), est indépendant de votre volonté.

 

Nous vous rappelons donc de bien vouloir effectuer ce paiement dès que possible pour éviter tous frais de recouvrement.

 

Veuillez recevoir, Madame, nos plus cordiales salutations.

 

 

 

 

 

 

MA/dd

La chef du Service de la comptabilité,

 

 

Manon Auclair

Manon Auclair

 

 

Pièce jointe : Copie de facture

 

Copie conforme : Mme Carole Lajeunesse, directrice commerciale

 

 

 

 

 

En-tête

En plus du nom de l'organisme ou de l'entreprise de l'expéditeur, l'en-tête peut comprendre son adresse municipale ou postale, ses numéros de téléphone et de télécopie, son adresse électronique, l'adresse de son site Web, etc.

Pour en savoir davantage, consultez l'article En-tête.

 

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Mode d'acheminement et nature de l'envoi

Ces indications, facultatives, s'écrivent à gauche de la page, vis-à-vis des mentions de lieu et de date. Elles sont toujours au masculin, soulignées et en lettres majuscules (accentuées au besoin).

Pour en savoir davantage, consultez les articles Mode d'acheminement et Nature de l'envoi.

 

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Lieu d'envoi

On mentionne le lieu d'origine de la lettre dans le coin supérieur droit. Le nom du lieu est suivi d'une virgule et de la mention de la date. Si le lieu d'origine est clairement spécifié dans l'en-tête de la lettre, on peut l'omettre ici.

Pour en savoir davantage, consultez l'article Lieu et date.

 

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Date

On mentionne la date sous forme alphanumérique, immédiatement après le lieu d'envoi, dans le coin supérieur droit de la lettre. Le jour de la semaine n'est pas indiqué et on ne met pas de point à la fin de cette mention.

Pour en savoir davantage, consultez l'article Lieu et date.

 

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Vedette

La vedette de la lettre figure contre la marge de gauche, un peu plus bas que la mention du lieu et de la date. Elle est rédigée de la même manière qu’une adresse figurant sur une enveloppe.

Pour en savoir davantage, consultez l'article Vedette.

 

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Références

Cette mention facultative figure sous la vedette, contre la marge de gauche, et renvoie au numéro ou au code attribué au dossier soit par le destinataire (dans ce cas, on peut utiliser les mentions Votre référence, V/Référence, V/Réf. ou V/R), soit par l'expéditeur (on utilise alors les mentions Notre référence, N/Référence, N/Réf. ou N/R). La formulation qui suit cette mention commence par une majuscule et est précédée d'un deux-points.

Pour en savoir davantage, consultez l'article Références.

 

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Objet

La mention Objet, qui permet de préciser le contenu de la lettre, figure généralement au centre de la page, sous la vedette et les références, et est en caractères gras ou, plus rarement, soulignée. Le mot objet, qui s'écrit toujours, dans ce contexte, au singulier et avec une majuscule initiale, est suivi d'un deux-points et d'une formulation claire et explicite commençant par une majuscule. On doit éviter de remplacer Objet par RE, Concerne ou Sujet.

Pour en savoir davantage, consultez l'article Objet.

 

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Appel

L'appel, qui figure contre la marge de gauche, sous l'objet, est une formule de civilité qui varie selon la personne à qui l'on s'adresse. Les formules Monsieur ou Madame conviennent à toute personne; elles peuvent être suivies du titre ou de la fonction officielle du destinataire. Lorsqu'on ignore qui lira la lettre, on peut utiliser la formule impersonnelle Madame, Monsieur, ces deux mots étant disposés l'un sous l'autre (on ne doit pas employer la formule À qui de droit dans ce contexte). On doit éviter de faire suivre le titre de civilité du nom du destinataire et on ne doit utiliser l'adjectif cher ou chère que si l'on connaît très bien la personne à qui l'on s'adresse.

Pour en savoir davantage, consultez l'article Appel.

 

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Texte

Le texte de la lettre comporte trois parties : l’introduction, le développement et la conclusion. L’introduction commence par une majuscule. Si la lettre est courte, la conclusion se soude à la salutation. Sinon, elle forme un paragraphe autonome.

Pour en savoir davantage, consultez les articles Corps de la lettre, Formules usuelles d'introduction et Formules usuelles de conclusion.

 

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Salutation

La salutation est une phrase complète qui vient après la conclusion de la lettre et qui reprend généralement la formule d'appel. Lorsque la salutation commence par un participe présent (par exemple : espérant que…), on doit veiller à ce que la personne associée logiquement à ce participe soit le sujet du verbe principal de la phrase.

Pour en savoir davantage, consultez les articles Salutation et Formules usuelles de salutation.

 

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Signature

Le nom du ou de la signataire figure généralement sous sa signature. Ce nom peut être suivi d'une virgule et, sur la ligne suivante, de la fonction du ou de la signataire, qui commence alors par une minuscule (si l'on omet la virgule, la fonction commence par une majuscule). Lorsque le ou la signataire occupe un poste de direction ou une fonction unique au sein de l'entreprise ou de l'organisme, sa fonction doit figurer au-dessus de sa signature, être précédée d'un article et être suivie d'une virgule.

Pour en savoir davantage, consultez l'article Signature, Signature par délégation et Signature double ou multiple.

 

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Initiales d'identification

Ce code facultatif est composé de deux groupes de lettres séparés par une barre oblique, chacun de ces groupes reprenant deux ou trois initiales ou lettres du prénom et du nom d'une personne. Le premier groupe de lettres, en majuscules, identifie la personne qui a écrit la lettre; le deuxième groupe, en minuscules, identifie la personne qui a tapé la lettre. Les initiales d'identification figurent à gauche de la page, sur la ligne où l'on inscrit le nom du ou de la signataire.

Pour en savoir davantage, consultez l'article Initiales d'identification.

 

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Pièces jointes

Cette mention, qu'on peut écrire au singulier ou au pluriel, selon le cas, et qu'on peut abréger en p. j., permet d'indiquer que des documents sont joints à la lettre. Elle figure sous les initiales d'identification, contre la marge de gauche. La mention complète est suivie d'un deux-points et de la désignation des documents annexés, désignation qui commence par une majuscule. La mention abrégée, elle, est directement suivie soit de la désignation des documents, soit de leur nombre.

Pour en savoir davantage, consultez l'article Pièces jointes.

 

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Copie conforme

Cette mention, qui figure sous la mention Pièces jointes et qu'on peut abréger en c. c., indique qu'une copie de la lettre a été envoyée à une ou à plusieurs autres personnes. Elle est suivie du nom des personnes qui ont reçu une copie de la lettre, ces noms étant précédés de M. pour Monsieur ou de Mme pour Madame. Les noms peuvent être présentés dans l'ordre alphabétique ou selon un ordre hiérarchique et, au besoin, être accompagnés des titres de fonction et du nom de l'entreprise ou de l'organisme. La mention complète, copie conforme, est suivie d'un deux-points, alors que la mention abrégée est directement suivie du nom des personnes.

Pour en savoir davantage, consultez l'article Copie conforme.

 

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Date de la dernière mise à jour de la BDL : novembre 2017

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