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La rédaction et la communication
Rédaction administrative et commerciale > Correspondance > Lettre



Copie conforme

 

La mention Copie conforme, qui figure sous les initiales d’identification et les pièces jointes, contre la marge de gauche, indique au ou à la destinataire qu’une copie de la lettre originale a été envoyée à d’autres personnes. On peut écrire en toutes lettres Copie conforme (mention qui est toujours au singulier, qui comprend une majuscule initiale et qui est suivie d’un deux-points) ou employer l’abréviation courante c. c. (toute en minuscules, sans
le deux-points). Il est par ailleurs inutile de préciser le mode d’acheminement (par courriel, par télécopie, etc.) de la copie conforme.

 

Exemples :

 

Copie conforme : M. Pierre Brillant

 

c. c. M. Pierre Brillant

 

 

Le nom de la ou des personnes peut être accompagné de leur titre ou de leur fonction, du nom du service auquel elles sont rattachées ou encore du nom de l’organisme ou de la société où elles travaillent.

 

Exemples :

 

Copie conforme : M. Pierre Brillant, directeur des finances

 

c. c. M. Pierre Brillant, directeur des finances

 

c. c. M. Pierre Brillant, ministère des Finances

 

c. c. M. Pierre Brillant

       Agence de l’efficacité énergétique

 

 

Quand on envoie une copie de la lettre à plusieurs personnes, on peut inscrire les noms dans l’ordre alphabétique, sans nécessairement mentionner les femmes en premier, ou selon un ordre hiérarchique.

 

Exemples :

 

c. c. Mme Maria Papadopoulos

M. Gaston Simard

Mme Huguette Tremblay

(ordre alphabétique)

 

c. c. Mme Huguette Tremblay

Mme Maria Papadopoulos

M. Gaston Simard

(ordre hiérarchique)

 

 

Le nom des personnes de l’extérieur figure cependant avant celui des personnes de l’intérieur.

 

Exemple :

 

c. c. M. Carl Paré, ministère des Finances

M. Claude Arbour, Office québécois de la langue française

(le nom des personnes de l’extérieur figure en premier lieu)

 

 

On peut aussi faire parvenir une copie conforme à un groupe sans spécifier le nom des personnes qui le composent.

 

Exemples :

 

Copie conforme : Adjointes administratives

Copie conforme : Membres du comité de rédaction

 

 

Pour des raisons d’uniformité dans la présentation d’une même lettre, si l’on écrit Pièce jointe en toutes lettres, on écrit Copie conforme en toutes lettres. De même, si l’on utilise l’abréviation p. j., on utilise également l’abréviation c. c.

 

 

On peut aussi envoyer une lettre à un tiers à titre confidentiel et à l’insu du ou de la destinataire. Pour en savoir davantage sur la façon de présenter ce type d’envoi, vous pouvez consulter l’article Transmission confidentielle.



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Date de la dernière mise à jour de la BDL : novembre 2017

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