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La rédaction et la communication
Rédaction administrative et commerciale > Correspondance > Lettre



Corps de la lettre

 

La clarté, la concision, la précision et la courtoisie doivent être les principales qualités d’une lettre administrative ou commerciale. Avant de commencer la rédaction de la lettre, il faut savoir à qui l’on s’adresse, ce qu’on souhaite communiquer et pourquoi. On doit aussi garder en tête l’objectif de la lettre (informer, guider, expliquer, convaincre, dissuader, par exemple).

 

Toute lettre comporte trois parties : l’introduction, le développement et la conclusion. Les idées doivent s’y enchaîner naturellement, présentées dans un ordre logique ou temporel. On peut, par exemple, rappeler un événement passé (une lettre, une conversation, un contrat) dans l’introduction; parler de la situation présente (problèmes, besoins) dans le développement; et évoquer l’avenir (solutions possibles, mesures à prendre) dans la conclusion.

 

Pour faciliter la lecture de la lettre, on recommande de rédiger des phrases simples, courtes de préférence, chacune présentant une seule idée.

 

Introduction

 

L’introduction constitue le premier paragraphe de la lettre. Elle commence par une majuscule, même si l’appel, qui la précède immédiatement, se termine par une virgule. Dans ce paragraphe, on établit le contact avec le ou la destinataire, et l'on amène rapidement le sujet. On peut y faire référence à un événement passé (demande de renseignements, lettre reçue, conversation téléphonique, rencontre, etc.) qu’on rappelle brièvement. Une liste de formules d’introduction est présentée dans l’article Formules usuelles d'introduction.

 

Développement

 

Le développement expose le message : on explique, informe, argumente, etc. Il peut comprendre plusieurs paragraphes, chacun développant une idée principale. C’est cette partie de la lettre qui demande le plus de clarté et de précision. Pour que le ou la destinataire comprenne bien le message qu’on lui adresse, on a intérêt à en présenter les différents éléments dans un ordre logique. On peut d’abord présenter les faits généraux pour en venir ensuite aux faits particuliers. On peut présenter les éléments en ordre d’importance, des moins importants aux plus importants. On peut aussi présenter d’abord les difficultés, puis leurs causes et, enfin, les solutions possibles. Le développement nécessite plus de créativité que les autres parties de la lettre.

 

Conclusion

 

La conclusion est une synthèse. Elle incite le destinataire à passer à l’action et, éventuellement, elle présente les conséquences des mesures qui seront prises. Si la lettre est courte, la conclusion se soude à la salutation. Sinon, elle forme un paragraphe à part et est suivie du paragraphe de salutation. Une liste de formules de conclusion est présentée dans l’article Formules usuelles de conclusion.

 



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Date de la dernière mise à jour de la BDL : novembre 2017

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